Zaloguj się
Rejestracja
Instagram Youtube
Zamknij

Polityka Mediów Społecznościowych – czyli po co i jak opracować firmowy zbiór zasad korzystania z Internetu?

W dobie smartphonów, które wszyscy nosimy w kieszeni, odcięcie się od Internetu jest niezwykle trudne. Kiedy w pracy korzystaliśmy przede wszystkim z komputerów stacjonarnych, a telefony komórkowe nie pozwalały swobodnie przeglądać stron www, pracodawca mógł bez problemu zdefiniować, co pracownik może robić w godzinach pracy w Internecie. Do dziś, w wielu firmach, blokuje się strony typu Facebook czy Youtube.

Urządzenia przenośnie pozwalają jednak pracownikom na pisanie statusów i sprawdzanie prywatnych wiadomości pod stołem czy na przerwie. Oznacza to realną stratę dla pracodawcy, ponieważ cenne godziny przeznaczone na pracę, mogą przeciekać i być przeznaczane na zupełnie inne cele. Jeszcze gorsze mogą być straty wizerunkowe, a nawet finansowe, bo co jeśli pracownik krytycznie wypowiada się na temat pracodawcy lub, co gorsza, zdradza firmowe tajemnice, pilnie strzeżone przed konkurencją? Jak się przed tym skutecznie uchronić i co zrobić, żeby nie trzeba było rozstrzygać sprawy w sądzie?

SMP czyli z angielskiego: social media policy, to dokument, który posiada coraz więcej firm. Jest to zbiór zasad regulujących sposób w jaki pracownicy mogą korzystać z mediów społecznościowych w trakcie wykonywania obowiązków służbowych i na ile mogą sobie pozwolić, w pisaniu o firmie, także w czasie prywatnym. Opracowanie SMPnie jest proste. Nie znajdziemy gotowego szablonu, ale możemy oczywiście posiłkować się już istniejącymi przykładami. Każda firma stanowi bowiem indywidualne, charakterystyczne środowisko, tak więc SMP musi odwoływać się do konkretnego przypadku. Przy opracowywaniu polityki mediów społecznościowych warto przeprowadzić szerokie konsultacje z pracownikami różnego szczebla i różnych działów, co da nam większą pewność, że dokument będzie kompleksowy.

Warto przy tym pamiętać, że nie każdy przejaw obecności pracownika w social mediach w odniesieniu do firmy jest szkodliwy. Aktywność naszych ludzi na FB, np. relacje z rodzinnych pikników czy innych tego typu spotkań, mogą wręcz wpływać pozytywnie na budowanie dobrego wizerunku firmy. W dobrej polityce social media przedsiębiorstwo powinno zatem zawrzeć zbiór zasad dotyczących tego jak i kiedy można korzystać z portali społecznościowych w godzinach pracy, na jakich portalach pracownik może ujawniać swoje miejsce pracy i komentować kwestie z tym związane. Ważne jest jednak także zamieszczenie jasnej informacji, o tym, jakie sankcje grożą za złamanie przyjętych zasad.

Social media policy to tylko jeden z elementów kultury korporacyjnej. Warto go wprowadzać, jako element szkoleń pracowniczych z zakresu miękkich kompetencji. Stanowi on uzupełnienie takich zasad jak pisanie maili, komunikacja telefoniczna czy odbywanie spotkań. W dzisiejszych czasach SMP powinno być komunikowane pracownikowi już na etapie zawierania współpracy. Takie jasne przedstawienie zasad sprawi, że pracownicy będą czuli się odpowiedzialni za to, co publikują w Internecie, a co ma związek z pracodawcą. Będzie im także łatwiej zrozumieć, dlaczego otrzymali naganę, upomnienie czy skasowano im premię, jeśli dopuszczą się nadużyć.

Miedia społecznościowe to niestety trudny orzech do zgryzienia. O ile łatwo można określić zasady na jakich pracownik może z nich korzystać w odniesieniu do firmy, o tyle, trudniejsze jest narzucenie mu pewnych zachowań, które z punktu widzenia firmy wydają się niestosowne, a mieszczą się już w sferze życia prywatnego. Wyobraźmy sobie bowiem, że nasza pracownica regularnie publikuje zdjęcia w skąpej bieliźnie lub jeden z naszych pracowników chwali się udziałem w hucznych, suto zakrapianych, imprezach. Z jednej strony, ich prywatny czas nie jest sprawą pracodawcy. Rolą pracodawcy jest jednak uświadomienie jak upublicznianie pewnych szczegółów z życia może przekładać się na postrzeganie kompetencji zawodowych pracownika. Jeśli zrobimy to dyskretnie i z wyraźną troską, szanse na zrozumienie na pewno wzrosną.

Pracodawca sam musi być świadomy zagrożeń jakie niosą ze sobą social media w kontekście jego firmy. Dobrze jest skorzystać z rad specjalistów, jeśli czujemy, że brakuje nam stosownej wiedzy, a następnie przekazać ją pracownikom. Jeśli wybraliśmy dla firmy Facebook, jako główny kanał komunikacji i myślimy, że tylko ten portal należy kontrolować, jesteśmy w błędzie. Niepożądane działania mogą pojawić się na Twitterze, Instagramie, Linkedin czy po prostu na forach Internetowych. Dobrze w tym celu prowadzić monitoring sieci, czy to za pomocą prostych, bezpłatnych narzędzi takich jak Google Alerts czy za pomocą tych bardziej zaawansowanych, np. Brand24. To zawsze stanowi dodatkową ochronę przed sytuacjami kryzysowymi.

Podsumowując – jeśli w Twojej firmie nadal nie ma polityki mediów społecznościowych, stwórz ją jak najszybciej. Nawet jeśli zatrudniasz tylko kilka osób, które twierdzą, że nie lubią Interentu. Media społecznościowe stały się bowiem integralną częścią naszego codziennego życia i chcąc nie chcąc, będą wpływały na różne jego sfery, także tą zawodową. Regulacje są natomiast po to, żeby ograniczyć potencjalne negatywne wpływy komunikacji w Internecie.

Elementy idealnej polityki mediów społecznościowych.

  1. Opracuj wstęp, w którym dokładnie określisz kogo i czego dotyczy dokument. Zdefiniuj w nim, jakie obszary Internetu podlegają regulacjom, np.: Facebook, Twitter, blogi, fora, etc.
  2. Stwórz jasne reguły aktywności w sieci w kontekście firmy. Zdefiniuj informacje, którymi absolutnie nie można się dzielić i takie, których publikacja jest dozwolona czy wręcz mile widziana.
  3. Zaznacz wyraźnie jak ważne jest poczucie przynależności do firmy i świadomość, że przez wypowiedzi tworzy się pogląd na temat kompetencji osoby wypowiadającej się, a co za tym idzie, ogólnego wizerunku firmy.
  4. Określ wyraźnie jakie konsekwencje wiążą się z niedostosowaniem do przyjętej przez firmę polityki mediów społecznościowych.
  5. Przygotuj listę przykładów pożądanych i niewłaściwych sposobów postępowania w Internecie.

 

Zasady, o przestrzeganie których warto poprosić pracowników:

Przejrzystości wypowiedzi. Jeśli wypowiadasz się w medium społecznościowym na temat swojej pracy przedstaw się z imienia i nazwiska.

Ostrożność. Upewnij się, że Twoje wypowiedzi nie naruszają prywatności, poufności oraz wytycznych prawnych. Wszystkie oświadczenia muszą być prawdziwe i nie mogą wprowadzać w błąd. Pamiętaj: nigdy nie komentuj niczego, co jest powiązane z kwestiami prawnymi lub sporem sądowym.

Kompetencje. Jeśli zamieszczasz treści w mediach społecznościowych, pisz tylko o tym, co mieści się w zakresie Twojej wiedzy, szczególnie, jeśli jest to powiązane z firmą.

Odpowiedzialność. Jesteś odpowiedzialny za to, co piszesz. Korzystanie z mediów społecznościowych w kontekście firmy nie jest prawem, lecz szansą, która wymaga od Ciebie świadomości i rozwagi podczas zamieszczania swoich publikacji w sieci. Pamiętaj, że firma ma prawo wyciągnąć konsekwencje, jeśli Twoje działania w sieci są niestosowne lub niezgodne z przyjętymi regulacjami.

Zasada Kierownika. Jeśli zastanawiasz się nad publikacją czegoś, co mogłoby być krępujące, przemyśl to dobrze. Zadaj sobie pytanie, „Jeśli mój przełożony zobaczy to, co opublikowałem, jaka będzie jego reakcja?”

Zasada „Internet nie zapomina”. Treści opublikowane w Internecie pozostają w nim na zawsze. Próby usunięcia tych informacji lub uczynienia ich anonimowymi mogą się sprawdzić w jednym obszarze, ale nie we wszystkich.

Praca jest na pierwszym miejscu. Możesz aktywnie angażować się w media społecznościowe i ta aktywność może być nawet pomocna dla firmy. Musisz jednak pamiętać o zdrowym rozsądku, aby media te nie odwróciły Twojej uwagi od pracy.

Bardzo ważne jest, aby zrozumieć i stosować te reguły i zasady podczas korzystania z mediów społecznościowych. Nieprzestrzeganie tej polityki może skutkować wszczęciem postępowania dyscyplinarnego, łącznie ze zwolnieniem.

Przewiń do góry