Jak skutecznie zarządzać czasem?

Czas jest obecnie zasobem deficytowym – brakuje nam go w codziennym życiu, brakuje podczas dnia pracy. Ponieważ doby nie można rozciągnąć, warto nauczyć się lepiej zarządzać zadaniami, w celu zwiększenia swojej efektywności. Żebyś mógł harmonijnie łączyć dotychczasową pracę z nowymi poleceniami przedstawimy Ci kilka sposobów na lepsze zarządzanie sobą w czasie.

Czas i jego natura

Zanim rozwiniesz temat zarządzania sobą w czasie, musisz zastanowić się, czym jest czas. Słownik języka polskiego definiuje to pojęcie jako punktu lub okres, w którym występują rzeczy. Dan S. Kennedy w swojej książce „Zarządzanie czasem dla przedsiębiorców” wskazuje, że istnieją dwa typy czasu: zegarowy i rzeczywisty. To właśnie w tym drugim – w czasie rzeczywistym wykonujemy pracę i nasze zobowiązania, myślimy i prowadzimy rozmowy. Jeżeli przyjrzeć się bliżej tym elementom, wszystkie wymagają Twojej uwagi i często się wykluczają. Ciężko jest myśleć nad strategią, rozmawiać z klientem, czy wystawiać fakturę jednocześnie. Aby koordynować działania, musisz wiedzieć, jakie priorytety mają poszczególne z nich.

Zarządzanie sobą w czasie

Proces ten obejmuje wyznaczanie celów, planowanie czasu na wykonanie zadania, wybór sposobu realizacji zadania, realizację celu, monitorowanie oraz ocenę efektu wykonania zadania w czasie i ewentualne korekty. Zarządzanie zadaniami jest ważne, ponieważ pozwala realizować zamierzone cele w określonym momencie. Aby nauczyć się zarządzać swoim dniem pracy musisz sprawdzić, na jakich czynnościach upływa Ci dzień i co przeszkadza w wykonywaniu zaplanowanych działań.

Przeanalizuj swój dzień

Podejmij 2-3 dniową próbę analizy zadań, które realizujesz w ciągu całego dnia. Jeżeli możesz, zanotuj sobie kolejność wykonywanych działań i ile czasu Ci one zajmują. Możesz to robić w notesie lub w telefonie komórkowym. Poniżej zamieściliśmy przykładową tabele, która pomoże Ci w rejestracji Twoich zadań.

Pamiętaj, że najważniejsza w nauce zarządzania sobą w czasie jest konsekwencja, czyli wpisywanie każdego nawet małego zadania na listę – nic Ci wtedy nie ucieknie. Na koniec dnia zobacz, czy większą część dnia miałeś pod kontrolą, czy rządziła Tobą chwila i zadania, które przychodziły z zewnątrz. Pomyśl, czy taki rozkład dnia Ci odpowiada i co ewentualnie możesz zmienić.