Zaloguj się
Rejestracja
Instagram Youtube
Zamknij

Jak skutecznie zarządzać czasem?

Czas jest obecnie zasobem deficytowym – brakuje nam go w codziennym życiu, brakuje podczas dnia pracy. Ponieważ doby nie można rozciągnąć, warto nauczyć się lepiej zarządzać zadaniami, w celu zwiększenia swojej efektywności. Żebyś mógł harmonijnie łączyć dotychczasową pracę z nowymi poleceniami przedstawimy Ci kilka sposobów na lepsze zarządzanie sobą w czasie.

Czas i jego natura

Zanim rozwiniesz temat zarządzania sobą w czasie, musisz zastanowić się, czym jest czas. Słownik języka polskiego definiuje to pojęcie jako punktu lub okres, w którym występują rzeczy. Dan S. Kennedy w swojej książce „Zarządzanie czasem dla przedsiębiorców” wskazuje, że istnieją dwa typy czasu: zegarowy i rzeczywisty. To właśnie w tym drugim – w czasie rzeczywistym wykonujemy pracę i nasze zobowiązania, myślimy i prowadzimy rozmowy. Jeżeli przyjrzeć się bliżej tym elementom, wszystkie wymagają Twojej uwagi i często się wykluczają. Ciężko jest myśleć nad strategią, rozmawiać z klientem, czy wystawiać fakturę jednocześnie. Aby koordynować działania, musisz wiedzieć, jakie priorytety mają poszczególne z nich.

Zarządzanie sobą w czasie

Proces ten obejmuje wyznaczanie celów, planowanie czasu na wykonanie zadania, wybór sposobu realizacji zadania, realizację celu, monitorowanie oraz ocenę efektu wykonania zadania w czasie i ewentualne korekty. Zarządzanie zadaniami jest ważne, ponieważ pozwala realizować zamierzone cele w określonym momencie. Aby nauczyć się zarządzać swoim dniem pracy musisz sprawdzić, na jakich czynnościach upływa Ci dzień i co przeszkadza w wykonywaniu zaplanowanych działań.

Przeanalizuj swój dzień

Podejmij 2-3 dniową próbę analizy zadań, które realizujesz w ciągu całego dnia. Jeżeli możesz, zanotuj sobie kolejność wykonywanych działań i ile czasu Ci one zajmują. Możesz to robić w notesie lub w telefonie komórkowym. Poniżej zamieściliśmy przykładową tabele, która pomoże Ci w rejestracji Twoich zadań.

PILNE NIEPILNE
WAŻNE I

Sytuacje kryzysowe
Czynności niecierpiące zwłoki
Projekty, spotkania i raporty

II

Przygotowanie
Zapobieganie
Planowanie
Budowanie relacji
Odpoczynek
Określenie wartości

NIEWAŻNE III

Niespodziewane przerwy
Zbędne raporty
Mniej istotne spotkania, telefony, poczta, mail
Drugorzędne sprawy innych ludzi

IV

Drobiazgi, zbędne czynności
Nieistotne telefony, Internet
Pożeracze czasu

 

Pamiętaj, że najważniejsza w nauce zarządzania sobą w czasie jest konsekwencja, czyli wpisywanie każdego nawet małego zadania na listę – nic Ci wtedy nie ucieknie. Na koniec dnia zobacz, czy większą część dnia miałeś pod kontrolą, czy rządziła Tobą chwila i zadania, które przychodziły z zewnątrz. Pomyśl, czy taki rozkład dnia Ci odpowiada i co ewentualnie możesz zmienić.

Przewiń do góry