Strategia komunikacji wewnętrznej

Słowo „strategia” nie zawsze kojarzy się przyjaźnie. Przywodzi na myśl poświęcanie wielkiej ilości czasu na wprowadzanie zmian, pilnowanie ich realizacji, a potem proces kontroli. Czy zatem strategia jest potrzebna? Czy warto poświęcać czas na jej przygotowanie, jeżeli nie będziemy mieli czasu na jej wprowadzenie i egzekwowanie? Dla kogo strategia firmy jest bardziej potrzebna: dla właściciela, osób zarządzających, czy pracowników? Dowiedz się, jakie są odpowiedzi na te pytania.

Na początek – komunikacja

Komunikujemy się codziennie. Jest to tak naturalna i oczywista czynność, że nie zastanawiamy się nad nią. Większość naszych działań, zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym, wymaga porozumiewania się. Dzięki temu zdobywamy informacje, przekazujemy wiedzę, uczymy się, prezentujemy swoją osobę oraz wpływamy na innych. Samo słowo komunikacja – według słownika – to „przekazywanie i odbieranie informacji w bezpośrednim kontakcie z drugą osobą”. Oczywiście wiemy, że owa komunikacja nie musi odbywać się wyłącznie bezpośrednio. Pomocnym środkiem jest pismo, telefon, poczta elektroniczna czy komunikator internetowy. Bez względu na to, w jaki sposób się porozumiewamy, warto robić to dobrze, a przede wszystkim skutecznie.

Komunikacja wewnętrzna w systemie zarządzania firmą

Komunikacja w grupie (czy organizacji) stanowi podstawę zasadniczych funkcji, takich jak motywowanie, sprawowanie kontroli i informowanie. To, jakie relacje panują między pracownikami, i jak wygląda obieg informacji, ma ważne znaczenie dla efektywności pracy zespołu, a co za tym idzie – sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zatem zorganizowana komunikacja wewnętrzna powinna występować w każdej firmie, bez względu na ilość zatrudnianych w niej pracowników.

Jak usprawnić komunikację wewnętrzną w firmie?

• Poświęć trochę czasu na bliższe kontakty

• Integruj się z grupą

• Jasno definiuj swoje oczekiwania

• Zachęcaj do otwartego dialogu

• Zaangażuj pracowników w komunikację on-line

Przyjrzenie się korzyściom płynącym ze sprawnej komunikacji wewnątrz organizacji pozwoli docenić jej znaczenie. Jedną z nich jest budowa zaufania pracowników do firmy i pracodawcy. Zaufanie jest bowiem kluczem do motywowania, mobilizowania ludzi do pracy oraz osiągania wspólnych celów. Właściwa komunikacja podnosi jakość pracy, a także przyczynia się do wzrost zaangażowania pracowników w wywiązywaniu się z obowiązków. Dzięki temu biorą oni aktywny udział w życiu firmy. Zespół informowany o zmianach, sukcesach i kryzysach czuje, że jest istotnym ogniwem w tworzeniu danej marki.

Sztuka dobrej komunikacji polega na właściwym doborze narzędzi. Do najczęściej preferowanych kanałów komunikacji wewnątrz organizacji można zaliczyć biuletyn, radiowęzeł, listy do pracowników, pocztę elektroniczną, strony www, gazetki firmowe, spotkania w małych grupach, szkolenia, kwestionariusze i ankiety, prezentacje, intranet, imprezy integracyjne czy oficjalne spotkania. Należy jednak pamiętać, że dobra komunikacja wewnętrzna to taka, która odzwierciedla filozofię firmy oraz stale motywuje pracowników do realizacji nowych zadań. Stwarzanie odpowiednich warunków pracy, to wyraz dbania o pracowników, którzy są przecież najlepszą wizytówką firmy.

Cały proces wymaga oczywiście czasu i można niejednokrotnie napotkać pewne bariery (brak zaangażowania, negatywny stosunek, przekazywanie sprzecznych komunikatów, niewłaściwy wybór miejsca lub czasu rozmowy), ale zwalczaniu ich służy opracowanie strategii komunikacji wewnętrznej.

Strategia komunikacji wewnętrznej

Strategia jest przyjętą przez organizację ogólną koncepcją działania. Jest ważna, ponieważ wyznacza kierunek i pozwala ocenić efekt działania firmy w czasie. Wiele firm działa bez formułowania strategii. Czy na tym traci? Oczywiście. Sam proces jej opracowywania jest edukujący i ułatwia dostrzeżenie czynników sprzyjających i utrudniających osiągnięcie zakładanych celów, a następnie ich weryfikację. Ponadto ułatwia skoncentrowanie się pracowników i menedżerów na tym, co jest w danej chwili najważniejsze.

Strategia jest pewnym szkicem ścieżki, którą idzie organizacja. Odpowiednie jej przygotowanie wpływa na efektywność wprowadzanych zmian i satysfakcję, co decyduje o ich lojalności i przywiązaniu do firmy. To, jaka atmosfera panuje wewnątrz, przekłada się na działania zewnętrzne. Przecież najważniejsze jest to, jak jesteśmy odbierani przez klientów. Dlatego pierwszym krokiem jest to, aby firma była pozytywnie odbierana przez osoby, które ją tworzą. Jeżeli koordynacja działań przebiega bez zarzutu, można szybko i precyzyjnie odpowiedzieć na pytania i potrzeby klienta zewnętrznego.

“ – Strategia jest drogą do celu. Nie musi być jednak elementem dominującym w pracy menedżera cukierni czy piekarni – mówi Magdalena Ulasińska, coach ICC, akredytowany przez ICF. Można wybrać dwa strategiczne dla swojego celu biznesowego obszary i rozwijać je tak, aby praca nad strategią nie wpływała negatywnie na ogrom codziennych obowiązków.”

Wiesz już, że komunikacja wewnętrzna jest potrzebna każdej firmie. Przynosi korzyści osobom zarządzającym, pracownikom jak i klientowi. W następnym artykule dowiesz się, w jaki sposób wdrożyć jej strategię i jak ją usprawnić.

Przeczytaj artykuł Wdrażanie strategii komunikacji wewnętrznej w firmie (kliknij tutaj).