Wdrażanie strategii komunikacji wewnętrznej w firmie

Wiesz już, jak istotna jest komunikacja wewnętrzna w firmie. Przynosi korzyści wszystkim zainteresowanym stronom – pracodawcy, pracownikom i klientowi. Dziś dowiesz się, w jaki sposób wdrożyć strategię komunikacji w swojej firmie, aby była spójna i wzmacniała Twój zespół.

Elementy strategii komunikacji wewnętrznej

Podstawą budowania strategii są ludzie i ich nieustanne angażowanie. Należy znać ich potrzeby, które stale ewoluują. Zmianie ulegać będzie nie tylko to, jakie treści będą chcieli otrzymywać, lecz także to gdzie, kiedy i w jaki sposób. Zgromadź jak największą ilość informacji, dowiedz się kim są Twoi współpracownicy.

Rozumiejąc ich odmienne potrzeby, będziesz w stanie stwierdzić, jaka treść będzie im pomocna. Pod pojęciem “pracowników” mogą kryć się nie tylko osoby związane z firmą różnymi formami umów o zatrudnieniu, ale także podwykonawcy czy franczyzobiorcy.

Jeśli już wiesz, z kim się komunikujesz, czas wybrać odpowiedni kanał komunikacji. Jest on kluczowym, często decydującym o sukcesie, elementem strategii. Nie każdy dostępny będzie odpowiedni do działań w Twojej firmie. Sam musisz ocenić, czy najwłaściwszą formą będą nieformalne spotkania z pracownikami, szkolenia czy biuletyn.

Budowa strategii komunikacji wewnętrznej

Jak przystąpić do budowy strategii wewnątrz własnej firmy? Punktem wyjścia jest określenie aktualnego położenia oraz punktu, do którego zmierzasz. Pomyśl, w jaki sposób zamierzasz tam dotrzeć, oraz ile czasu zajmie ten proces. Po drodze można napotkać różne trudności – je też należy wziąć pod uwagę. Być może już teraz wiesz, z czym przyjdzie Ci mierzyć się w trakcie wdrażania strategii. Każde działania mają sens, jeżeli już na wstępie ustalisz metody ich pomiaru. Są kluczowe dla zrozumienia, jak wygląda pożądany stan, jak dowiedzieć się, że coś działa oraz kiedy osiągnąłeś wyznaczone cele. Ponadto strategia powinna zostać podparta badaniami, stawiać w swoim centrum pracowników oraz być jasna dla wszystkich czytelników. Co oznaczają badania? Mogą to być działania audytowe, niesystematyczne zbieranie informacji zwrotnych, ankiety pracownicze.

To od Ciebie zależy jaką formę przyjmiesz dla swojej strategii. Niektóre firmy używają plików tekstowych, np. dokumentów Word, prezentacji, inne zaś arkuszy kalkulacyjnych. Ważne, aby wszelkie pomysły, plany oraz podjęte działania spisywać.

Warunki odpowiedzialne za pomyślność wprowadzonej strategii

Aby cieszyć się pierwszymi efektami wprowadzonej strategii potrzebny jest doceniający znaczenie komunikacji zarząd, bądź osoba decyzyjna, która bierze czynny udział w tym procesie. Obok powinien stać potrafiący, chcący się komunikować menedżer. To bezpośredni przełożony jest najbardziej pożądanym źródłem informacji o firmie. Szef, z którym można normalnie porozmawiać zarówno o sukcesach oraz problemach, cieszy się autorytetem i sympatią. Jednocześnie, budząc zaufanie, zapewnia sobie jednocześnie większą wiedzę i lepszy dostęp do informacji krążących między pracownikami, co może przynieść wymierne korzyści i zespołowi, i firmie.

Kolejnym warunkiem jest rozwinięcie sposobów przekazywania informacji zwrotnej przez pracowników. O komunikację w dół struktury jest prościej, niż o komunikację w górę struktury. Ta druga wymaga bowiem firmowej kultury otwartości i przyzwolenia na dzielenie się nie zawsze popularnymi opiniami. Tymczasem dostęp do tego typu informacji może uchronić firmę przed potencjalnymi kryzysami, usprawnić procesy, a dzięki konstruktywnej dyskusji poprawić atmosferę. Pracownicy chętniej będą dzielili się pomysłami, kiedy będą mogli również podzielić się frustracjami.

Istotnymi kwestiami, które należy wziąć pod uwagę przy tworzeniu strategii, są budżet i czas. Budżet wyznacza poniekąd kierunek, którym będziesz podążać. Oceń, na jakie działania jesteś w stanie sobie pozwolić. Pamiętaj, że wszelkie działania strategiczne wymagają czasu. Niekiedy efekty widać bardzo szybko, ale jest to zazwyczaj długotrwały proces. W przypadku komunikacji wewnętrznej strategia dotyczy osób, które znasz i które znają Ciebie, natomiast każdy potrzebuje czasu na adaptację i akceptację zaproponowanych zmian.

Stwórz strategię komunikacji wewnętrznej korzystając z naszej Tabeli budowania strategii. Znajdziesz ją w Niezbędniku (kliknij tutaj).

Ukończenie samego dokumentu nie kończy jednak procesu tworzenia strategii. Musisz umożliwić pracownikom jej realizowanie oraz wspierać ich wysiłki. Właściwe jej prowadzenie zapewnia atmosferę do prezentacji własnych pomysłów. Sposobem, aby tego dokonać jest efektywna komunikacja wewnętrzna.